Vanliga misstag vid Kina import: 7 saker att undvika

Väldigt mycket kan gå fel vid Kina import. Det kan handla om kvalitetsproblem, eller produkter som inte möter EU krav på märkning. Du kan satsa på ”fel” leverantör och slösa flera månader på utveckling av prover som inte leder någonstans.

Det kan också vara så att du försöker ta fram för många produkter samtidigt, eller att du råkar betala till en fabrik som inte finns. I denna artikel listar jag vanliga misstag vid Kina import, och vad du kan göra för att undvika dessa.

Översikt

• Misstag 1: Oklara produktspecifikationer
• Misstag 2: Du har inte koll på produktsäkerhet och märkning
• Misstag 3: Du satsar för tidigt på en enda leverantör
• Misstag 4: En orealistisk tidsplan
• Misstag 5: Utveckla för många produkter samtidigt
• Misstag 6: Betala ”fel” företag
• Misstag 7: Att inte boka kvalitetskontroll

Notering: Denna artikel har uppdaterats sedan videon spelades in.

Misstag 1: Oklara produktspecifikationer

När det gäller all tillverkning så får man det man specificerar. Kort sagt måste du vara övertydlig när det gäller allt ifrån material till dimensioner. Detta är ingenting som är unikt för import från Kina, utan gäller praktiskt taget för tillverkning i alla länder.

Jag har genom åren sett många svenska importörer som förväntar sig att tillverkare ska kunna läsa deras tankar eller till och med förstå vilka kvalitetskrav som ”förväntas”. Det är ett recept för katastrof.

Utan glasklara produktspecifikationer ökas risken för missförstånd som kan leda till katastrofala kvalitetsproblem. Det kan handla om kläder med felaktiga mått eller produkter som inte är korrekt märkta.

Vår rekommendation

• Anlita en designer som tar fram designfiler och ritningar
• Sammanställ en bill of materials
• Lista alla EU regler och standarder som måste efterlevas

Misstag 2: Du har inte koll på produktsäkerhet och märkning

Produkter som säljs i Sverige måste möta världens striktaste krav på produktsäkerhet och kemikalier. Det ”borde” fabriken i Kina ha koll på tänker många, vilket är helt fel. För det första är det importörens ansvar att se till att produkter som tillverkas utanför EU möter kraven.

För det andra är det inte realistiskt att förvänta sig att fabriker i Kina har koll på alla EU regler som gäller för din produkt. Visserligen är EU en viktig marknad för Kina, men det är inte den enda marknaden. Precis som att de inte vet hur du ska sköta din bokföring har de inte heller koll på alla EU regler som gäller för produkter.

Vår rekommendation

Istället måste du aktivt jobba med produktsäkerhet geniom hela processen:

1. Undersöka vilka förordningar och direktiv som gäller (exempelvis GPSR och REACH)

2. Undersöka EN standarder för din produkt och implementera dessa i er design (exempelvis EN 71-1)

3. Sammanställ dokumentation (exemoplevis DoC och instruktioner)

4. Sammanställ filer för märkning (exempelvis CE och WEEE märkning)

5. Boka labbtester

Fallstudie

För många år sedan jobbade jag med ett företag som planerade att importera LED belysning från en fabrik i Ningbo. På något sätt hade de fått information om att den fabriken tillverkade åt IKEA. Slutsatsen var att fabriken måste således tillverka produkter som möter EU regler. Det är en logiskt slusats trots allt.

Vi kontaktade dem, och de visste ingenting om EU regler. Vi förstod snabbt att det berodde på att IKEA ger fabriken tekniska ritningar, kretsscheman och andra filer som har ”EU compliance ”inbyggt. Fabriken behöver bara sätta ihop produkten enligt specifikation, utan att tänka på vilka standarder och märkningskrav som måste mötas. För det har IKEA redan koll på.

Det är rätt sätt att jobba med fabriker i Kina när det gäller EU compliance.

Misstag 3: Du satsar för tidigt på en enda leverantör

Du kontaktar en fabrik på Alibaba och kommunikationen fungerar bra. De ger offerter, de verkar förstå vad du vill tillverka och du beställer provexemplar. Då du redan har en vettig leverantör lägger du inte tid på att kontakta fler tillverkare i Kina.

Månader går, och du får en serie provexemplar. Tyvärr håller de inte måttet. Det är dåliga material, de gör missar med tryck, mått och funktion.

Fabriken tröttnar på att tillverka prover och ställer ett ultimatum. Lägg beställning nu och betala 30% så ”löser dom” alla kvalitetsproblem under produktion. Du har redan lagt 8 månader på processen och kan inte börja om från början.

Du lägger order, fabriken löser inte kvalitetsproblemen, och du har nu förlorat ett år och en betalad deposition.

Detta kan undvikas om du aktivt jobbar med flera leverantörer under hela processen.

Vår rekommendation

• Ta in offerter från minst 5 leverantörer
• Beställ prover från minst 2 eller 3 leverantörer
• Bryt med leverantörer som inte kan ta fram godtagbara prover på 2-3 försök

Misstag 4: En orealistisk tidsplan

Att importera från Kina tar tid, speciellt om man vill undvika att välja fel leverantör från början och bedrägerier. Förarbete i form av sourcing, prisundersökning, inspektion och förhandling på avtal tar oftast längre tid än själva tillverkningen och frakten.

Ett mycket vanligt misstag är att påbörja en upphandling några månader innan produktion måste vara i hamn. Desto mindre utrymme man har för granskning av leverantörer, kvalitetskontroll, reparation av defekta produkter och förhandling på avtal – desto större är risken att man gör en stor förlust

Det bästa sättet att snabba på en process är att vara aktiv och engagerad med att besvara leverantörens frågor och ge respons på prover, avtal, betalning och kvalitetskontroll.

Långa avbrott under en process leder ofta till att leverantören tappar intresset och bedömer att kunden är ett slöseri med tid som ändå aldrig kommer till skott med att lägga en beställning.

Kinesiska leverantörer använder ofta en tight tidsplan emot kunden, då den kinesiska leverantören vet att kunden är mycket angelägen om att gå till produktion omgående så ser de en lysande möjlighet att driva igenom krav som sätter kunden i en väldigt svag position.

Detta kan vara i form av att höja priser i sista stund, neka avtal och kvalitetskontroll eller att fuska med under tillverkningen.

Det bästa motmedlet är att aldrig vara med angelägen om ordern än vad leverantören är. Så snart man skickar signalen att man som kund är desperat att gå till produktion så har man radikalt ökat risken för att leverantören utnyttjar situationen genom att försämra era villkor.

Vår rekommendation

Använd följande tidsplan som en referenspunkt:

• Sourcing och prisundersökning: 2 – 4 veckor
• Provtillverkning: 4 – 16 veckor
• Tillverkning: 4 – 6 veckor
• Leverans: 2 – 6 veckor

Notera att ovanstående tidsplan inte design och produktutveckling.

Misstag 5: Utveckla för många produkter samtidigt

Många importörer vill börja med att lansera en hel kollektion av produkter från dag ett. Varje produkt kräver dock en produktspecifikation, och varje provexemplar leder till ökade kostnader. Därtill sätter alla leverantörer ett minsta volymkrav (MOQ) som multipliceras med antalet artiklar.

Det gäller också kostnader för labbtester, som ökas för varje produkt som läggs till.

Exempel A: 10 produkter

• MOQ krav: 10 x 500 pcs = 5000 pcs
• Provkostnad: 10 x 100 USD = 1000 USD
• Labbtestkostnad: 10 x 500 USD = 5000 USD
• Varukostnad: 10 x 500 pcs x 10 USD = 50000 USD

Exempel B: 2 produkter

• MOQ krav: 2 x 500 pcs = 1000 pcs
• Provkostnad: 2 x 100 USD = 200 USD
• Labbtestkostnad: 2 x 500 USD = 1000 USD
• Varukostnad: 2 x 500 pcs x 10 USD = 10000 USD

Vår rekommendation

• Lansera enbart ett fåtal produkter till en början
• Skapa bredd på ert sortiment med olika färger på samma produkt istället för helt olika produkter

Misstag 6: Betala ”fel” företag

Det händer att leverantörer skickar fakturor med bankkontouppgifter som tillhör ett annat företag. I de flesta fallen är detta inte för att begå bedrägerier, utan för att de exempelvis har ett företag som äger fabriken medan ett annat företag i samma bolagsgrupp agerar som exportör.

Dock förekommer fall där det rör sig om såkallade betalningsbedrägerier. Dessa går ut på att importören luras att betala in pengarna till ett konto som inte är relaterat till tillverkaren. Resultatet är att fabriken aldrig tar emot era pengar, och importören får således inga produkter.

Det kan i vissa fall handla om en enskild anställd som försöker lägga ut ordern på en annan leverantör. I andra fall handlar det om hackare som får tillgång till leverantörens e-post konto för att försöka lura till sig så mycket pengar som möjligt innan bedrägeriet uppdagas.

Vår rekommendation

• Betala till konton vars mottagare matchar leverantörens företagsnamn
• Betala enbart till företagskonton
• Betala inte via WesternUnion eller till privatkonton
• Betala inte till bankkonton utanför Kina (om det rör sig om en kinesisk leverantör)
• Var extra uppmärksam om leverantören skickar nya kontouppgifter

Misstag 7: Att inte boka kvalitetskontroll

Du kan inte returnera produkter till en fabrik i Kina (eller andra länder utanför EU för den delen). Det är således kritiskt att kvalitetskontroll genomförs i fabrik innan slutbetalning och innan transport till Sverige.

Det kräver i sin tur att du tar fram en tydlig checklista så att inspektören vet exakt vad som skall kontrolleras på plats.

Vår rekommendation

• Ta fram en checklista för kvalitetskontroll
• Boka kvalitetskontroll innan transport
• Betala inte fullt innan kontrollen är genomförd

Vanliga frågor & svar

Vilka risker finns det vid Kina import?

Många importörer tror att risken i huvudsak ligger i att leverantören tar betalt för varor som aldrig levereras. Visst händer det, men då rör det sig oftast om renodlade bedragare där det i själva verket aldrig funnits någon fabrik från första början.

Under mina år i Kina har jag aldrig någonsin sett, eller hört talas om, en ”riktig” tillverkare som tar betalt och sedan inte skeppar godset. Det betyder dock inte att det är riskfritt. Det finns tiotals andra sätt som en order kan gå fel på.

Risken ligger först och främst i kvalitetsproblem, vilket kan arta sig många sätt. I vissa fall rör det sig om missförstånd som leder till att leverantören väljer billiga och undermåliga material eller färger. I andra fall fuskar leverantören medvetet under produktion, för att kunden inte brytt sig om att vara tydlig vad gäller tekniska produktspecifikationer.

Ett annat stort problem är import av varor som inte tillverkade i enlighet med gällande EU regleringar, exemplevis REACH och RoHS.

Vad är det som oftast går fel vid tillverkning i Kina?

Den största risken är i min mening kvalitetsproblem, med andra ord att produkten inte alls matchar köparens specifikationer för design, material, färger och annat som rent tekniskt definerar produkten. Detta beror till stor del på att många importörer inte alls bryr sig om ta fram en produktspecifikation, utan förutsätter att det räcker att kräva bra kvalitet. Dock är tillverkning alltid mer komplicerat än så.

Hur skyddar man sig mot bedrägerier vid import?

När det rena betalningsbedrägerier är det viktigt att betala rätt företag. Det kan låta uppenbart, men det är inte ovanligt att importörer betalar offshore företag eller rent av privatpersoner utan att tänkte till. Se till att enbart betala till ett företagskonto vars mottagare (dvs bolagsnamn) matchar det som står på exempelvis Alibaba.

Kan vi anlita en agent som hjälper oss?

Det går att anlita sourcingagenter och konsulter, men det i sig är ändå ingen garanti för att de eller ni inte kommer begå misstag under processen. I slutändan är det upp till dig som importör att ta fram en tydlig produktspecifikation, se till att betalningen går till rätt företag och att produkterna efterlever EU regleringar.