Kvalitetskontroll och inspektion i Kina: Vanliga frågor & svar

Syftet med en kvalitetskontroll är att upptäcka defekter, skador och felaktigheter innan produkternas skeppas från Asien till Sverige. När varorna väl skickats finns det inga enkla eller praktiska sätt att returnera varor till fabriken, eller begära någon form av kompensation. Således är kvalitetskontroller ”obligatoriskt” för varje order.

I denna guide förklarar vi hur du på bästa sätt kan planera och boka in en kvalitetskontroll i fabrik.

Även vi på ScandinAsian.se erbjuder kvalitetskontroller i Kina och andra länder, exempelvis Vietnam och Turkiet.

Måste vi flyga till Kina för att göra en kvalitetskontroll?

Nej, det finns många företag på plats i Asien som kan skicka ut inspektörer till fabriker i Kina, Vietnam och andra länder. Förutom att ni sparar tid är det också betydligt billigare att anlita ett företag som finns på plats, plus att de sannolikt har betydligt mer erfarenhet av att genomföra produktinspektioner än de flesta importörer själva har.

Kan vi kontrollera varorna vid ankomst i Sverige istället?

Ja, det kan ni göra. Dock är det försent att göra något åt eventuella defekter och felaktigheter när varorna väl är framme i Sverige. Således är en sådan kontroll inte ett substitut för en riktig kvalitetskontroll på plats i fabriken i Asien.

Vad gör vi om fabriken inte accepterar en kvalitetskontroll?

Då har fabriken utan tvekan något att dölja och ni bör snabbt hitta en annan fabrik. Alla ”seriösa” fabriker i Kina förstår att kunder genomför kvalitetskontroller och det är inte något ni skall behöva argumentera för.

Det är väldigt sällan vi har att göra med fabriker som motsätter sig kontroller dock.

Vad kontrolleras under en inspektion?

I regel kontrolleras följande:

• Visuell inspektion (skador, smuts, repor och andra kosmetiska defekter)
• Design (fotografering av produkt från olika vinklar)
• Märkning (exempelvis kontroll av CE märkning och batchnummer)
• Färgjämförelse
• Dimensioner
• Funktionstester
• Förpackning och manual
• Falltester

Kvalitetskontroller skiljer sig väldigt mycket åt beroende på produkten. Givetvis använder vi väldigt olika protokoll för ett kylskåp som skall kontrolleras, gentemot en klocka eller t-shirt.

Notera också att ni som importör har all rätt att lägga till punkter på checklistan som används under inspektionen.

Vad kostar en kvalitetskontroll?

Det beror på omfattningen. Priser kan variera från 350 till 600 USD per kvalitetskontroll. Dessa priser gäller dock för Kina. Det kan vara dyrare i andra länder som Indien och Turkiet.

Hur förklarar jag för inspektören vad som skall kontrolleras?

För det första måste du skicka information om fabriken. Vanligtvis behöver inspektören nedanstående:

• Fabrikens bolagsnamn
• Adress
• Kontaktperson
• Epost
• Telefon

Produktspecifikationer

Det är också viktigt att du delar information produkten. Annars kan inte inspektören avgöra vad som är ”rätt” eller ”fel”. Det går inte att godtyckligt avgöra om en produkt är korrekt tillverkad i många fall.

• Ritningar
• Dimensioner
• Färgkoder
• Bill of materials
• Förpackningsfiler
• Märkningsfiler

Checklistor

Om det är något ni vill att inspektören tittar närmare på, eller om ni vill att de skall genomföra specifika tester, så måste även det klargöras i form av checklistor.

Batch prover

Jag rekommenderar också att inspektören samlar in provexemplar från batchen som skickas till er i Sverige. Det är nödvändigt för att kontrollera materialen, då det inte alltid är möjligt att på plats avgöra om det är samma material.

Prover kan snabbt skickas med DHL eller Fedex från fabriken till er i Sverige.

Kan vi skicka prover till inspektören?

Ja, det är något vi kallar för ”perfect samples” och hjälper inspektören att avgöra om de produkter som finns i fabriken motsvarar er produkt. Dock måste en digital produktspecifikation också bifogas. Det räcker inte med enbart ett fysiskt prov.

När skall inspektionen genomföras?

En kvalitetskontroll skall genomföras efter att varorna tillverkats, men innan slutbetalning och frakt. När ni väl betalat leverantören och bokat frakt finns det inga sätt att ”tvinga” dem ta emot en retur eller återbetala.

Ni kan också välja att boka kvalitetskontroller under pågående produktion, men det är fortfarande kritiskt att sista inspektion genomförs när varorna är tillverkade.

De flesta av våra kunder på ScandinAsian.se bokar enbart en kvalitetskontroll, vilket är den som sker innan leveransen.

Hur lång tid i förväg skall kontrollen bokas?

En kvalitetskontroll skall bokas minst 5 dagar före önskat datum, men det förutsätter att ni har en färdig checklista vid denna tidpunkt. Om inte, så bör ni börja planera för inspektionen absolut senast två veckor innan önskat datum.

Hur lång tid tar en kvalitetskontroll?

En kvalitetskontroll tar en arbetsdag att genomföra, vilket också inkluderar restiden till och från fabriken. Således har inspektören cirka 5 timmar på sig att genomföra inspektionen, ta bilder och föra anteckningar. Rapporten skickas dock först dagen efter.

Kontrolleras alla produkter under en inspektion?

Nej, att kontrollera alla produkter på en order på flera hundra eller tusentals enheter tar flera dagar. Det kan dock göras, men då måste importören också betala för den extra tid det tar. I regel kontrolleras ett urval av produkter, baserat på AQL (Acceptable Quality Level).

Vid större ordrar kan det dock vara relevant att genomföra en inspektion under 2 eller 3 dagar.

Vad får jag efter inspektionen?

Dagen efter kvalitetskontrollen får ni en PDF rapport med följande information:

• Antalet defekter som hittats
• Antalet defekter som förväntades enligt AQL
• Beskrivning och bilder av defekter
• Produktbilder
• Färgjämförelse
• Resultat för samtliga tester (ex. funktionstester)

Därtill kan ni också få video, som visar produkten från olika vinklar eller olika funktionstester. Det är dock viktigt att ni tydligt förklarar vad ni vill att inspektören skall genomföra, och om ni önskar video eller har andra krav.

Vad händer om fel upptäcks?

Vi upptäcker fel under praktiskt taget alla kvalitetskontroller. I de flesta fall tas inga åtgärder då det är förväntat att ett antal defekter upptäcks.

Om det visar sig att antalet defekter är över den specificerade ”accepted defect rate” är det upp till importören att rapportera detta till fabriken, och sedan begära att de omgående rättar till dessa. Det skall också klargöras för fabriken att de inte kommer få slutbetalningen innan så skett, och att en uppföljningsinspektion måste passeras.

Måste varje beställning kontrolleras?

Det är såklart upp till er, men om du slutar genomföra kvalitetskontroller så är risken stor att fabriken drar ner på sin interna kvalitetssäkring varpå du kommer få fler defekta produkter.

Hur kan kvalitetsproblem förebyggas?

Det är viktigt att kvalitetsproblem upptäcks, men ännu viktigare att de förebyggs. Det enklare sättet att förebygga kvalitetsproblem är genom att ta fram en tydlig produktspecifikation som inkluderar följande:

• Ritningar
• Dimensioner
• Logotyp och tryck
• Färger (Pantone koder)

Ingenting skall lämnas öppet för tolkning, utan allt från färger till mått måste vara glasklart för er fabrik – annars uppstår kvalitetsproblem väldigt enkelt.

Därtill skall ni också skriva ett dokument som listar ordervillkor:

• Betalningsvillkor
• Fraktvillkor
• Kvalitetskontroll
• Lista på applicerbara EU regleringar och EN standarder
• Tydlig definition av defekt produkt
• Accepted defect rate

Hur kan vi boka en kvalitetskontroll?

Ni kan kontakta oss för att begära en kostnadsfri offert på kvalitetskontroller i både Vietnam och Kina. Därtill kan vi också hjälpa er att ta fram checklistor inför inspektionen.